1. La respuesta corta
Agendar por WhatsApp con Google Calendar significa que la persona pide la cita en el chat, recibe solo horarios que de verdad están libres en el calendario de su negocio y, cuando confirma, la cita aparece en ese calendario sin que nadie la copie a mano. Antes de la cita le llega un recordatorio por WhatsApp.
Lo que hace que funcione no es la herramienta sino el calendario: si está al día, el chat ofrece horarios reales; si no, ofrece horarios que no existen.
2. El recorrido de una cita, paso a paso
- La persona pide la cita. Escribe algo como «¿tienen espacio el jueves para limpieza facial?».
- El asistente consulta la disponibilidad. Revisa en el Google Calendar del negocio qué franjas están ocupadas ese día.
- Ofrece solo horarios libres. Nada de «déjeme reviso y le aviso»: propone las opciones que caben en la duración del servicio.
- La persona confirma. Elige una hora y el asistente crea el evento en el calendario con el servicio, el nombre de la persona y su número de WhatsApp.
- Recordatorio antes de la cita. Le llega a la persona un mensaje por WhatsApp recordándole el día y la hora.
- Cambio o cancelación. Si la persona escribe que no puede ir o que quiere otro horario, el asistente cambia o cancela ese mismo evento, y el espacio queda libre para otra persona.
Ejemplo ilustrativo: «Para [servicio] el jueves tengo libre a las [hora] y a las [hora]. ¿Cuál le sirve?» … «Listo, quedó agendado: [servicio], jueves [fecha] a las [hora]. Si necesita moverla, escríbame por aquí.»
3. Por qué el recordatorio va con una plantilla de Meta
WhatsApp no deja que un negocio le escriba libremente a una persona cuando han pasado más de 24 horas desde su último mensaje. Para escribir primero, como en un recordatorio, hay que usar una plantilla de mensaje aprobada por Meta: un texto fijo con espacios para el nombre, el servicio, la fecha y la hora.
Por eso el recordatorio es corto y siempre tiene la misma forma. Si la persona responde, la conversación se abre otra vez y el asistente puede atenderla con normalidad, por ejemplo para cambiar la hora.
Ejemplo ilustrativo de plantilla: «Hola, [nombre]. Le recordamos su cita de [servicio] en [negocio] el [fecha] a las [hora]. Si necesita cambiarla, responda a este mensaje.»
4. Qué necesita tener listo su negocio
- Una cuenta de Google con su calendario. Las citas se crean en el calendario principal de la cuenta que conecte. Si maneja varias agendas, por ejemplo una por profesional, cuéntelo en el diagnóstico para revisar cómo organizarlo.
- La lista de servicios con su duración. Un corte de 30 minutos y un tratamiento de dos horas no caben en el mismo espacio.
- El horario de atención, con los días en que no se atiende y los festivos.
- Un calendario al día. Todo lo que bloquea tiempo, como citas tomadas por teléfono, almuerzos, vacaciones o reuniones, debe estar en el calendario como ocupado. Lo que no está ahí, el asistente lo ve como libre.
- Sus reglas escritas: con cuánta anticipación se puede pedir o cancelar una cita, si pide anticipo para algunos servicios y qué preparación debe traer la persona.
Si su negocio es una peluquería o un centro de estética, la guía para agendar citas por WhatsApp en una peluquería trae ejemplos específicos de ese rubro.
5. Qué ve Luenio de su calendario
La conexión se hace desde su portal de cliente con el botón «Conectar Google Calendar», y Google le muestra los permisos antes de que usted los acepte:
- Para ofrecer horarios solo se consulta si una franja está ocupada o libre; no se leen los títulos ni el contenido de sus eventos.
- Solo se crean, cambian o eliminan los eventos de las citas que agenda el asistente.
- No se pide acceso a Gmail, contactos ni Drive.
- Puede desconectar el calendario cuando quiera; los eventos que ya existen siguen siendo suyos.
El detalle está en la página de agenda con Google Calendar.
6. Errores que conviene evitar
- Citas fuera del calendario. Si en recepción anotan citas en una libreta, el chat puede ofrecer ese mismo espacio.
- Duraciones optimistas. Si un servicio dura en la práctica más de lo escrito, las citas se van a encimar.
- No decir la regla de cancelación al confirmar. Se debe saber antes, no cuando la persona ya faltó.
- Esconder la salida a una persona. Un caso especial, una queja o una duda de salud lo debe atender alguien de su equipo.
7. Dónde encaja Luenio
La agenda con Google Calendar está en el plan Pro de Luenio, de $199.000/mes: el asistente consulta la disponibilidad de su calendario, ofrece horarios libres, agenda la cita cuando la persona confirma, la cambia o la cancela si se lo piden y envía el recordatorio por WhatsApp con una plantilla aprobada por Meta. Además responde precios, horarios y requisitos como el plan Esencial. El plan Pro también se prueba 5 días gratis en su propio WhatsApp, antes de pagar.
Si todavía no necesita agenda, el plan Esencial cuesta $119.000/mes; en octubre hay una oferta de $79.000/mes durante los 3 primeros meses, con 5 días gratis y sin permanencia. Los detalles están en la página de precios.
Preguntas frecuentes
¿Cómo sabe el asistente qué horarios tengo libres?
Consulta en su Google Calendar qué franjas están ocupadas y ofrece solo las libres que caben en la duración del servicio. No lee el título ni el contenido de sus eventos.
¿Qué pasa si el cliente quiere cancelar o cambiar la cita?
Lo escribe en el mismo chat y el asistente cambia o cancela ese evento en su calendario, de modo que el espacio queda libre para otra persona.
¿Por qué el recordatorio llega con un texto fijo?
Porque, pasadas 24 horas desde el último mensaje del cliente, el negocio solo puede escribirle por WhatsApp con una plantilla aprobada por Meta. Si la persona responde, la conversación sigue con normalidad.
¿En qué plan de Luenio está la agenda con Google Calendar?
En el plan Pro, de $199.000/mes, que añade agenda en Google Calendar y recordatorios por WhatsApp a lo que hace el plan Esencial. El plan Pro también se prueba 5 días gratis en su propio WhatsApp, antes de pagar.
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